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Modelización 2D o cómo modelar Procesos de Negocio para su automatización

Inquietudes como el abaratamiento de los costes internos, la mejora de la productividad, de la eficiencia operacional, el dar un mayor servicio con mejor calidad, aumentar la capacidad de reacción ante el mercado, etc. está en la mente de todas las Organizaciones y ponen en el punto de mira al apoyo de los Sistemas de Información en la operativa diaria.

La respuesta está en cómo se ejecuta el trabajo: cómo se lleva a cabo su actividad, cómo se implementa su operación. Las Organizaciones que consigan transformar sus operaciones mediante herramientas basadas en la agilidad en el tiempo serán las dominantes.

La Gestión Automatizada de Procesos establece un conjunto de herramientas para la simplificación, optimización y capacidad de cambio de los Procesos del Negocio, basados en un Círculo Virtuoso que permite desde la definición del proceso por personal de negocio, hasta la posibilidad de mejora basada en métricas, pasando por la implementación de la Solución tecnológica que aporta el automatismo, por lo que se contempla como medio idóneo para agilizar las actividades de la Organización.

No cabe duda que la visibilidad de las operaciones de principio a fin, el hecho de disponer información y cuadros de mando en tiempo real -basados en los indicadores clave para cada área de negocio- y la capacidad de crear o modificar los procesos sobre la marcha, entre otros, aportan sobrados beneficios a los negocios en orden a eficacia y competitividad, que se van a traducir en rentabilidad para la Organización.

Este modelo ofrece unos beneficios técnicos palpables en, reutilización y organización de los sistemas, en capacidad de adaptación de los mismos a los nuevos entornos,-mobile, IoT, B2B, etc.-, en llevar la lógica de negocio a los usuarios que la deben manejar, en unificar datos y objetos -documentos, videos, …- en un único concepto de información 360º, etc.

Toda una promesa que inclina a las Organizaciones a poner en marcha iniciativas de Gestión de Procesos bajo ese modelo con los objetivos concretos de obtener esa agilidad, eficacia y competitividad.

Pero la puesta en práctica de dicho modelo determina la necesidad de tener una completa visión de alto nivel de la actividad, puesto que en ella se entremezclan multitud de elementos operacionales como son: conceptos de negocio, datos derivados de estos; reglas de negocio, actividades derivadas de ellas; contenidos manejados: documentos, imágenes, audios, vídeos, …; y diversos sistemas o aplicaciones que dan su apoyo a la operación: Sistemas Legados, Bases de Datos, Gestores Documentales, Hojas de Cálculo, etc. No digamos ya si además queremos integrar en el proceso las cosas del internet de las cosas.

Esa visión de alto nivel de la actividad se define como visión Arquitectónica, y establece la relación entre los elementos operacionales, los sistemas, las personas, y el proceso operacional en un modelo estratificado en base a un conjunto de capas que definen los elementos que serán precisos para construir la automatización del Proceso atendiendo a la visión arquitectónica.

La disciplina metodológica que permite la definición del modelo estratificado de la visión Arquitectónica del Proceso se llama Modelización Bidimensional, y constituye la relación entre la percepción del negocio de cómo es el Proceso, y los requerimientos técnicos que permitan la automatización del mismo.

La Modelización Bidimensional contempla no solamente qué se hace en el proceso, añadiendo quién lo hace -es decir el clásico flujo del proceso-, sino que además añade a dicho modelo la visión de cómo se hace y sobre todo con qué se hace. Esta segunda dimensión identifica y describe a alto nivel los elementos que se necesitarán para construir la solución automatizada del proceso.

Es decir, no se trata sólo de dibujar diagramas más o menos sofisticados sobre la operativa diaria, y de disponer de herramientas que permitan la introducción de cambios en los mismos. Aunque también. No se trata sólo de publicar manuales de procedimientos a todo color, para que -pocas veces- sean consultados por quien interesa. Aunque también.

Se trata de completar la descripción tradicional del proceso con los elementos que serán necesarios para su automatización, y prever su implicación en ella desde el principio.

La no aplicación de la Modelización Bidimensional a las iniciativas de automatización de procesos ha resultado ser el mayor inhibidor de éxito en los proyectos de Gestión de Procesos y en la continuidad de dichas iniciativas en las Organizaciones.