La Arquitectura Empresarial como directriz del cambio

En este artículo veremos por qué es importante la arquitectura empresarial para las organizaciones

Contexto

Antes de comenzar con este blog sobre Arquitectura Empresarial (AE), es muy importante abordar dos definiciones que se pueden utilizar para describir qué es arquitectura empresarial. Gartner define AE como: “el proceso de traducir la visión y la estrategia de negocio en un cambio empresarial eficaz mediante crear, comunicar y mejorar los principios y modelos clave que describen el futuro de la empresa. Sin embargo, DODAF define la arquitectura como: “un conjunto de abstracciones y modelos que buscan simplificar y comunicar las estructuras de procesos, reglas y restricciones complejas para mejorar la comprensión, implementación, previsión y dotación de recursos”.

Si bien existen diversos autores de definiciones de la arquitectura empresarial, una buena traducción hacia un significado más palpable en el ámbito de operación es concebir a la AE como una herramienta estratégica que presenta un enfoque para identificar y abordar las brechas entre las aspiraciones o deseos de las organizaciones y la realidad, así como, tener la capacidad de orientar un cambio efectivo, acelerando la capacidad de la organización para lograr sus objetivos.

Algo muy importante a considerar, es que, sin importar el giro de la organización, la industria en donde se trabaje o los productos y servicios que se entreguen, todas las organizaciones buscan mejorar, mejorar en términos de ahorro en los portafolios de proyectos, mejorar en ser más ágiles para la entrega de los productos y servicios o bien, tener una mejor capacidad instalada para actuar con mayor agilidad ante a los cambios que vienen del interior y del exterior de la organización.

Actualmente, a raíz de la pandemia por el virus SARS-CoV-2 muchas de las organizaciones se han esforzado en los términos de “innovación digital”. El nuevo modelo de negocio digital está desafiando a las empresas a dar forma a nuevas estrategias para mantenerse competitivas ante un mercado ya bastante competitivo.
Específicamente, en cualquier organización, tanto el personal de negocio como el de TI deben trabajar juntos continuamente para investigar, reconocer, socializar y probar nuevas propuestas de valor para un mercado objetivo, considerando las tecnologías digitales que las hacen posibles.

Para que las áreas de negocio y TI trabajen juntos, los límites y silos heredados deben desaparecer a corto plazo, los líderes de TI deben estar preparados para participar en la creación de la estrategia ya que tienen una visión holística de la organización, son conscientes de las tecnologías digitales emergentes, reconocen los objetivos del negocio y pueden proponer dónde aplicar tecnología para crear una ventaja competitiva. Asimismo, TI debe enfocarse en generar inversiones adecuadas y en colaboración con el negocio centrarse en garantizar que los proyectos entreguen valor para todas las inversiones. Hoy en día la “agilidad empresarial” y la “innovación digital” aún recae principalmente en TI.

¿Por qué consideraríamos importante desarrollar una arquitectura empresarial?

Hablando en términos de cambio organizacional, la AE proporciona el camino más eficaz para realizar la estrategia de una empresa, como puede ser innovación digital por citar un ejemplo, ya que la AE da un enfoque que proporciona una metodología rigurosa de planificación y gobernanza del cambio. Cabe señalar que el enfoque o caso de uso sobre el cual se desarrollan los proyectos puede ser una amplia gama de escenarios y estos dependerán del ámbito de aplicación de la arquitectura a nivel de negocio y TI, así como, de la estrategia que se tenga de manera organizacional. A continuación, se mencionan los enfoques típicos de la AE de acuerdo con el Open Group:

AE con enfoque estratégico. Proporciona una hoja de ruta de extremo a extremo en períodos de 3 a 10 años aproximadamente (dependiendo la organización y su estrategia el periodo de tiempo puede variar), lo que se contextualiza en la identificación de iniciativas de cambio, portafolios y programas de apoyo estableciendo la relación entre éstos, asimismo, las sinergias y el gobierno de la ejecución de la estrategia vía los portafolio y programas.

AE con enfoque en el portafolio. Se utiliza para respaldar iniciativas de cambio en proyectos relacionados. En este enfoque se toma como base un portafolio de proyectos en donde se busca generar la alineación en sus enfoques, identificar sinergias y relaciones y gobernar la ejecución de los proyectos.

AE con enfoque en proyectos. Se utiliza para aclarar el propósito y el valor de un proyecto, considerando los requerimientos para abordar los intereses y las dependencias futuras, además de, asegurar el cumplimiento del gobierno de arquitectura y apoyar la integración y alineación con otros posibles proyectos.

AE con enfoque en entrega de soluciones. Se enfoca en un solo proyecto o una parte significativa del mismo, en este contexto, la arquitectura se utiliza para definir cómo el cambio se diseñará y entregará, identificando las restricciones, los controles y los requerimientos de diseño para la arquitectura, que permitan identificar el cambio para la implementación de la solución.

Como se ha comentado a lo largo de la lectura, la implementación de una práctica, un proyecto o una iniciativa de AE recae en el apalancamiento de la generación de cambios, en donde, para poder generar, planear, realizar y asegurar un cambio con éxito, es necesario tomar en consideración dos factores muy importantes.

  • Estado actual: Representa la comprensión de la organización en un estado de tiempo determinado, cuál es su contexto, cómo opera y cómo interactúa la tecnología en el día a día.

A menudo esta actividad en una mala aplicación puede representar la pérdida de credibilidad del proyecto y la frustración interna cuando hay un sobre esfuerzo en el estado actual. Es recomendable identificar el estado actual de acuerdo con el propósito que busca el proyecto, y no centrarse en un levantamiento y documentación excesiva que brinde un detalle que no es necesario, haciendo tiempos interminables en la documentación.

  • Estado futuro: Representa la expectativa, el deber ser, los objetivos y la visión que tiene la organización en un alcance y tiempo definido. Para que un estado futuro tenga éxito, se deberá trabajar en un sistema integralmente colaborativo entre el negocio y TI.

Estos dos factores generan una estrategia integrada que permite conocer el cambio y el valor que satisfará las necesidades y la sinergia de la organización.

Si bien, para desarrollar una práctica de arquitectura empresarial, se debe establecer una capacidad que abarque desde las habilidades de los integrantes, las herramientas o repositorios que se utilizarán, los estándares, el modelo operativo que deberá seguirse, hasta el gobierno y aseguramiento, hablaremos un poco sobre el modelo operativo.

Modelo Operativo

El modelo operativo básicamente esta dividido en tres partes, los roles, los proceso o actividades y las políticas que brindan el aseguramiento y control sobre el mismo. El modelo debe ser lógico, debe poder agrupar los pasos clave de cada una de las actividades que deban ejecutarse, con el fin de comprender un camino en el flujo de información entre las diversas actividades que compongan al modelo.  

Cuando se ejecuten las actividades dentro del alcance del modelo operativo, se deberá desarrollar contenido o también conocido como artefactos de la arquitectura y que deberán fluir a través de las actividades del modelo.

Por ejemplo, si dentro del modelo operativo se toma en consideración una actividad de aprobación, en donde los pasos son la socialización, explicación, propuesta de valor, etc. El modelo operativo deberá considerar el flujo de la información con las demás actividades que se han ejecutado, hablando en este caso de actividades de diseño. Una buena práctica es definir las entradas de información que tendrá cada actividad que sea parte del modelo.

Con base en el planteamiento y consumo de los artefactos de arquitectura, dependiendo de lo que se le solicite y alcance que se tenga, es muy recomendable desarrollar y concebir la AE a través de vistas, también conocidas coloquialmente como diagramas, las vistas se encargan de proporcionar un análisis coherente de sistemas complejos, entendiéndose por sistema, cualquier colección de elementos que se encuentran relacionados, sin importar la pertenencia en negocio o TI. Las vistas proporcionan una representación eficiente a largo plazo que permite la comparación entre lo que es, lo que era antes de implementar un cambio y lo que podría ser con base en la implementación de una mejora.  

La guía de un cambio eficaz depende de quién utiliza la arquitectura, aunque regularmente existen solo tres amplios grupos que consumen la arquitectura empresarial:

  • Partes interesadas,
  • Tomadores de decisiones,
  • Implementadores.

La AE brinda un conjunto de vistas dedicadas y específicas a cada grupo de consumidor, muestran los componentes y sus relaciones que forman el alcance de la AE. Estas vistas describen consistentemente el estado actual y estado futuro, en donde el propósito principal de las vistas es facilitar que un consumidor cuente con los insumos para comprender el escenario que se está examinando. Comprender cómo funciona y comprender cómo se puede cambiar de manera más efectiva, así como contar con la información para poder analizar las implicaciones e impactos que puede representar el cambio.

Una buena recomendación es que las vistas que se generen sean formales ya que son mucho más reutilizables que un simple diagrama en power point, las vistas formales son más fáciles de nutrir entre los equipos de trabajo, ya que consideran precisión gráfica y semántica en su generación, en muchas organizaciones esto es posible con una buena definición del metamodelo o con el uso de una notación o metodología de modelado estándar.

Es importante señalar que no existe un producto, modelo, vista, o técnica exacta de arquitectura empresarial. Más bien, el enfoque correcto debe ser específico y adaptado a las necesidades de la organización y la iniciativa de desarrollo de la arquitectura empresarial, asimismo, es importante no caer en el sobre esfuerzo intentado representar absolutamente todo, por lo cual vale la pena siempre preguntarse ¿Qué quiero representar?, ¿A quién va dirigido o quién será el consumidor de este modelo?, ¿Cómo este modelo encaja y se relaciona con los demás modelos de la organización?, y recordar que los modelos son una herramienta para plasmar el diseño de una arquitectura, el cómo es, en qué cambiará y cómo será en un futuro, pero también una herramienta muy competitiva para la comunicación de la misma.

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