La importancia de los metadatos en el gobierno de la información

Con el auge y constante desarrollo de las tecnologías y de la información, se hace imprescindible una buena gestión de los documentos producidos

Con el auge y constante desarrollo  de las tecnologías y de la información, se hace  imprescindible que los documentos producidos y gestionados en las organizaciones garanticen su autenticidad, fiabilidad, integridad  y usabilidad, demostrando su valor probatorio como soporte de las funciones que los generaron, así como la capacidad de explotar la información en los procesos de negocio. Para que esto sea posible, es necesario que tengan un proceso descriptivo y estructurado que permita la clasificación, organización adecuada y herramientas  que faciliten a los usuarios la recuperación y acceso a la información que contienen.

Este proceso descriptivo es útil  tanto para la propia gestión de la información como para su interoperabilidad, de no emplearlo se hace muy complicada la extracción de información valiosa debido a los grandes volúmenes documentales que se gestionan en las organizaciones. Es por ello que para mejorar el funcionamiento de los sistemas de recuperación de información, es importante la representación y descripción de los datos reflejando su contexto y significado. En tal razón, es conveniente hacer uso de algún lenguaje de marcado, con la sintaxis y la semántica necesarias para registrarlos, con el fin de que los sistemas de información puedan entender el significado del contenido de los objetos de información.

Lo anterior se hace posible  a través del uso de metadatos y de esquemas de metadatos, dado que con ellos se garantizan las características y condiciones técnicas necesarias para los documentos y su preservación en el tiempo. De hecho, los metadatos son condicionantes para el diseño e implementación de un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de archivo)  y otros sistemas de negocio, por medio de los cuales se  producen y/o gestionan documentos en las organizaciones; ya que permiten la interoperabilidad entre sistemas de información, recuperar o conseguir un conjunto ya identificado de datos y así como la información requerida para procesarlos y utilizarlos. Es decir, que los metadatos  son atributos inseparables de la gestión de documentos.

Por otro lado,  se deben tener en cuenta referentes normativos para la estructura y uso de los metadatos como: la norma ISO 23081 (Metadatos para los registros), que define los metadatos como “información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo” es decir, que son utilizados  desde la creación del documento con el fin de lograr su identificación, autenticación y contextualización definiendo sus características fundamentales durante todo su ciclo de vida. Muy relacionada con esta definición se encuentra la de la  norma ISO 15489, la cual indica que son  “datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo”. Adicionalmente, es importante tener presente la norma ISO 14721, la cual se enfoca en Sistemas de transferencia de datos e información espaciales y el      Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS) que funciona como modelo de referencia, para preservar y acceder a los objetos de información de forma efectiva y a largo plazo.

De acuerdo con lo planteado anteriormente, se puede establecer que los metadatos son datos estructurados que permiten describir la información y los documentos, con el fin de realizar su identificación, entender su contexto y el propósito para el cual fueron creados; a su vez,  facilitan su recuperación a lo largo del tiempo, permitiendo  el acceso oportuno por parte de los usuarios de información. Vale la pena aclarar, que este proceso descriptivo se realiza tanto en la creación del documento, en donde se asignan para identificar el contexto y el control en la gestión del mismo, como  posterior a la creación; ya que continuamente se generan nuevos metadatos de acuerdo al uso y desarrollo del ciclo de vida del documento.

En este sentido, entidades locales como la  Dirección Distrital de Archivo de Bogotá (2019) establecen  varios usos para los metadatos en la gestión de documentos y gobierno de información, entre los cuales se encuentran: “registrar aspectos propios del sistema en el cual fueron producidos y gestionados los documentos (fechas de creación o modificación de un documento, el registro del software en el cual fue elaborado, el tiempo de edición, el tamaño, el autor o usuario que lo ha modificado; asociarlos con un contexto administrativo (productores, funciones, normas, agrupaciones documentales, eventos, reglas de negocio); localizarlos (ruta de almacenamiento); controlar su acceso (permisos, opciones de visualización y edición) y describir los aspectos necesarios para su preservación (formatos, políticas de migración, objetos relacionados, propiedad y derechos de uso)”. Ahora bien, debido a que los metadatos son diseñados para  propósitos específicos, Arellano y Amaya (2017) en su artículo “El papel de los metadatos en la Web Semántica” los clasifican así:

  • Metadatos Descriptivos: Se utilizan para describir e identificar los principales atributos o características de los recursos de información, siendo algunos de los que tienen mayor relevancia los relacionados con su contenido intelectual o temático.
  • Metadatos Administrativos: Están relacionados con el contexto administrativo de un determinado recurso de información, facilitando el registro y manejo de diferentes aspectos, tales como los derechos de autor y permisos de acceso, así como las acciones necesarias para su preservación.
  • Metadatos Estructurales: Facilitan la navegación y visualización de los recursos de información, a través del establecimiento de las relaciones intrínsecas y extrínsecas de un recurso o conjunto de recursos, es decir, proporcionan información sobre la estructura interna de los recursos estableciendo, por ejemplo, las relaciones técnicas entre los distintos capítulos de un libro, los artículos publicados en un número o volumen específico de una revista, o las existentes entre los artículos publicados en los distintos números o volúmenes de una revista.
  • Metadatos Semánticos: Estos dotan a la información sobre los atributos de los recursos de un significado o contexto específico.

Así mismo, cabe resaltar que no es suficiente definir un conjunto de metadatos, estos deben estar estructurados; es por ello que se debe contar con un esquema de metadatos para la gestión de documentos, el cual,  según la norma ISO 23081-2, “es un plan lógico que muestra las relaciones entre los elementos de metadatos. Los esquemas de metadatos incorporan normalmente un conjunto de reglas incluyendo reglas relacionadas con la semántica y la sintaxis…”. Es decir, que es una forma de estructurar los metadatos, relacionarlos y definir su significado y estructura normalizada.    

Del mismo modo, los esquemas de metadatos para la gestión de documentos son instrumentos que facilitan la interoperabilidad y ayudan a asegurar el mantenimiento de los documentos a largo plazo,      garantizando su cadena digital de custodia. En referencia a lo anterior, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá (2019) menciona algunos de los esquemas de metadatos más conocidos, como por ejemplo:

  • Dublin Core: Aplicable a los sistemas de información que administran los catálogos y ficheros de las bibliotecas para la descripción y definición, a través de un conjunto básico de atributos de los recursos bibliográficos. Este esquema de metadatos se puede utilizar no únicamente con el lenguaje de marcado HTML, sino también con otros lenguajes estructurados como XML, conjuntamente con modelos conceptuales para la descripción de datos como RDF (Resource Description Framework). El esquema de metadatos Dublin Core se convirtió en la norma ISO 15836/2003 en febrero de 2003.
  • PREMIS (Versión 3.0): Se utiliza fundamentalmente para el diseño de los repositorios, para su evaluación y para el intercambio de los paquetes de información archivada entre los repositorios de preservación, es aplicable a los sistemas de información que producen y mantienen documentos electrónicos de archivo contenido a través de metadatos administrativos, así como a las bibliotecas para la descripción de los recursos.
  • Metadata Encoding and Transmission Standard (METS): Es aplicable a los sistemas de información que administran los catálogos y ficheros de las bibliotecas y archivos para conservar la información descriptiva, administrativa y de estructura de objetos de una biblioteca digital, a través de siete categorías (cabecera, metadatos descriptivos, metadatos administrativos, archivo, mapa estructural, enlaces estructurales, comportamientos) bajo una configuración en entorno XML.
  • E-ARQ: El esquema de metadatos e-ARQ Brasil es aplicable a los sistemas de información que producen y mantienen documentos electrónicos de archivo, así como los que manejan expedientes híbridos.
  • NTC-ISO 23081: La Norma ISO 23081 propone los principios que sustentan y rigen los metadatos para la gestión de documentos. Dichos principios se aplican a lo largo del tiempo a: los documentos y sus metadatos, todos los procesos que los afectan, cualquier sistema en el que se alojen y cualquier organización que sea responsable de su gestión.

Así pues, el implementar un esquema de metadatos en una organización permite procesar grandes volúmenes de contenido, aporta un mayor significado a los documentos y permite una recuperación y acceso más eficiente a la información. Además, en referentes bibliográficos  como: la “Guía para la formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos”, se indica que  entre los principales beneficios de la implementación de esta práctica para las organizaciones se encuentran:

  • La buena gestión de sus documentos en los sistemas de información, permitiendo que los documentos sean un apoyo de  los procesos de trabajo y se cumplan con los procesos de gestión documental.
  • Proporcionar vínculos entre los documentos y su contexto de creación, con el fin de que estos sean auténticos, íntegros, confiables, usables y con valor probatorio.
  • Intercambiar información entre sistemas (Interoperabilidad), permitiendo reconocer, procesar y usar documentos creados en otros entornos.
  • Cumplir con los requisitos legales y evitar o mitigar riesgos a partir de la autenticidad, confiabilidad e integridad de los documentos.
  • Aumentar la calidad de la información y reducir los costos de recuperación de los documentos.
  • Reducir el riesgo del acceso no autorizado a los documentos, permitiendo asegurar la trazabilidad y protección de estos.
  • Fortalecer la continuidad de negocio, asegurando que sin importar los cambios administrativos, de procesos, de responsabilidades, entre otros; los documentos son identificados y transferidos a nuevos sistemas, áreas o responsables.
  • Facilitar los procesos de conversión, migración y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

Así mismo, el hacer uso de metadatos estructurados en las organizaciones también trae consigo innumerables bondades a nivel de usuario final, puesto que al realizar una descripción normalizada de los documentos, se genera un mayor grado de comprensión de su contenido, un mejor uso,  mayor grado de acceso y por consiguiente una gestión eficaz a lo largo del tiempo. Al permitir una  identificación, autenticación, descripción y localización adecuada también se reconocen las relaciones entre los documentos y los eventos o circunstancias en los cuales han sido creados y usados, es decir que los metadatos ayudan a los usuarios a entender mejor el origen y las características de los documentos, permitiendo que esta comprensión sea homogénea y no se preste para ambigüedades, ya que no solo basta con poner los documentos a disposición del usuario,  es importante que este conozca su contexto, contenido y estructura; puesto  que de esta manera  aumenta la  fiabilidad en la información y se facilita su recuperación, acceso  y consulta.

En relación con todo lo anterior, tanto  los documentos, como los metadatos deben ser auténticos, fiables e íntegros, por lo cual se deben crear políticas y directrices encaminadas al acceso y seguridad de los mismos;  de igual manera, es importante definir los roles y responsabilidades frente a la creación, uso, implementación y mantenimiento de los metadatos,  puesto que este debe ser un proceso continuo realizado a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, ya que tanto los metadatos como los documentos deben funcionar como un sistema integrado; por lo mismo, deben gestionarse desde su definición, creación y captura, así como en los procesos de mantenimiento y actualización, lo que implica la necesidad de identificar  cualquier cambio o alteración de los metadatos mediante el seguimiento de su trazabilidad porque de ello puede depender la disposición final de los documentos.

Para finalizar, los metadatos, al proveer un inventario estandarizado y normalizado de los contenidos, permiten una interacción usuario-sistema más eficiente en la recuperación de información y una gestión de los datos de manera global. Por lo tanto, se evidencia que los metadatos y esquemas de metadatos son una herramienta vital para el adecuado gobierno de información ya que, sin su uso, en las organizaciones solo se estarían generando grandes cantidades de información carentes de la estructura necesaria y limitando el análisis de su contenido sin el conocimiento adecuado del contexto, lo que conlleva a la afectación del manejo de la información, su organización y entorpeciendo la labor administrativa de una organización.

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