Application Portfolio Management. ¿Cómo potenciar esta disciplina?

La gestión de portafolio de aplicaciones (Application Portfolio Management) es una disciplina para el gobierno de aplicaciones de software. Su objetivo principal es entregar mayor valor al negocio. Esta disciplina sigue siendo clave para la toma de decisiones alineadas a objetivos estratégicos trazados por la organización.

Los principales componentes de esta disciplina son:

• El Portafolio de aplicaciones, que constituye un artefacto de tipo catálogo de las aplicaciones de software y sus características.
• El Ciclo de vida de aplicaciones, que establece criterios para el gobierno de aplicaciones desde su concepción hasta su eventual retiro.
• Por otro lado, la Evaluación, que es donde comienza a emerger el “management”. Durante estas evaluaciones se cruzan el portafolio de aplicaciones con información de otras disciplinas de la organización. Por ejemplo:
  • Capacidades y/o procesos de negocio para identificar qué nivel de cobertura están brindando las aplicaciones y poder establecer planes de acción para cerrar brechas.
  • Costos para identificar la distribución de recursos financieros y valorar esa asignación.
  • Riesgos para identificar riesgos de las aplicaciones que puedan afectar el “delivery” de las capacidades bajo su responsabilidad.
  • Tecnología para identificar el “stack” tecnológico y su alineamiento a los modelos técnicos de referencia que pueda poseer la organización.
  • Proyectos para identificar qué está accionando sobre esas aplicaciones y qué impacto tendrá en las mismas.
  • Con incidencias, deuda técnica, etc., etc.
• Asimismo, la racionalización es la la toma de decisiones basada en la información que surge de las diferentes vistas. Dando lugar a iniciativas y acciones sobre el portafolio de aplicaciones que maximice el valor al negocio y minimice los costos y riesgos asociados.
• El Flujo de control, que establece el proceso de control e indicadores que permiten medir el desempeño del APM.

Potencial del Application Portfolio Management

Si bien, a simple vista estoy seguro que puede vislumbrar el potencial del APM, suele ocurrir que en las organizaciones esta disciplina es tímidamente implementada. Acotándose a un catálogo o inventario de aplicaciones, muy sesgado al aspecto técnico del portafolio. Es importante entender que el APM encuentra un terreno propicio para desbloquear su potencial en el marco de una función de Arquitectura Empresarial.

¿Cómo potenciar la Application Portfolio Management?

El APM es una disciplina, por consiguiente, debe abordarse en el contexto de habilitar esta capacidad en una organización. A veces se comete el error de contratar una consultoría para implementar esta capacidad, pero aún no existe la consciencia y compromiso de la organización para hacerse responsable del APM.

Algunos consejos para aprovechar estas consultorías y potenciar el APM son:

• Tomar consciencia de la necesidad del APM y hacerse responsable de ello. Conseguir sponsors, establecer objetivos claros y definir un equipo acorde a los objetivos trazados.
• Establecer un marco de trabajo. En función de lo que se quiere conseguir se debe establecer qué se necesita, quiénes son los dueños de la información y cómo se colectará. Importante, integre a los dueños de la información al proceso de gestión, si las fuentes de información están ajenas al proceso, al poco tiempo el APM contará con información obsoleta y será poco efectivo para la toma de decisiones. El APM debe contar con un flujo de información vivo, no es un “inventario” de una sola vez.
• Establezca indicadores de desempeño: cree indicadores que le permitan medir que tan lejos o cerca de los objetivos trazados se encuentra. De esta manera, podrá ajustar el APM para lograr los mismos.
• Utilice un repositorio adecuado. Para poder generar las diferentes vistas de información que le permitan tomar decisiones es necesario que los datos vayan un repositorio adecuado. Estas herramientas, bien utilizadas, permiten crear vistas de información a partir de los datos de aplicaciones, TI, Finanzas, PMO, Operación, etc. Por ejemplo, si la información está fragmentada, por ejemplo, en diagramas, xls, doc, ppt, difícilmente se pueda explotar adecuadamente.
• Puede hacerse de manera incremental: en una organización puede haber cientos o miles de aplicaciones. Por ello, se pueden abordar dominios de aplicaciones acotados para comenzar a genera información de valor en el corto plazo. Sin necesidad de esperar meses/años para catalogar todo el parque aplicativo.

Conclusión

Escribí este artículo sobre “Application Portfolio Management” con el objetivo de evidenciar el valor estratégico a toda la organización. Espero que el mismo le despierte la inquietud para seguir profundizando en la misma e implementarla.

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