Cómo alcanzar el éxito en la automatización de procesos. Mejores prácticas. Parte II

En la primera publicación hablamos de 5 pasos a tener en cuenta cuando se desea automatizar procesos, se mencionaron los 2 primeros, hoy comentaremos los 2 siguientes:

Paso 3: Empieza por algo pequeño

Cuando se está iniciando en el mundo de la automatización se recomienda que iniciemos por pequeños procesos que nos generen valor agregado a corto y mediano plazo, ya que si nos enfocamos en solucionar un problema en específico alcanzar el éxito será un camino más llevadero y se garantizada el poder seguir adelante, generando:

• Motivación
• Victorias tempranas
• Satisfacción

La implementación implica ejecutar una cantidad masiva de tareas que requieren de muchos trabajadores, tiempo y dinero. Lo mejor es empezar poco a poco con una combinación entre tareas críticas y procesos de uso común que sean sencillos que cuenten con una alta probabilidad de éxito en la integración. Una integración a gran escala no solo es costosa, también es difícil de llevar a cabo.”

La estrategia de comenzar poco a poco otorga grandes beneficios como:

• Anotar algunas victorias rápidas en tu haber fomenta la confianza y alivia la ansiedad en la organización
• Construye momentos positivos que harán más fácil realizar y aceptar los cambios más grandes.
• Adoptar un enfoque de prueba y aprendizaje de forma iterativa usando métodos ágiles, te permitiría identificar qué es lo que funciona (Aún más importante que no funciona) de manera rápida y aplicarlo a medida que avanza
• Elegir los procesos correctos y eliminar los que no necesita

En el mercado existen actualmente un sin número de herramientas que sirven de apoyo para la automatización de procesos en las diferentes fases, la notación estándar para el modelamiento de procesos más utilizada a nivel mundial es la BPMN, tiene grandes ventajas que nos ayudan a realizar un trabajo más completo y entendible a las diferentes áreas de la empresa algunas ventajas de utilizar BPMN:

• Es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.
• Es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.
• Crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.
• Permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada facilitando su entendimiento a todas las personas de una organización.

Proponemos que se comience a trabajar con alguna herramienta gratuita para empezar a modelar bajo el estándar BPMN.

Paso 4: Sube el nivel gradualmente

Aunque en el punto anterior comentamos de la importancia que es ir acumulando pequeñas victorias, se debe pensar en escalar la integración. Esto debe suceder gradualmente teniendo en cuenta lo que ya tenemos implementados para no generar un retrabajo que pudiera ocasionar gran impacto sobre los resultados que hemos obtenido.

Monitorear la efectividad de tu proyecto de manera individual y colectiva, tal como se ha hecho desde que se comenzó la implementación, incrementa su importancia a medida que avanzas en la integración de más áreas de tu compañía.

Los indicadores de desempeño (como el tiempo de respuesta, cambio en el número de pasos del proceso, tiempo para completar, etc.) no solo debe ser una forma de medir tu progreso, debe ser una guía para mantener todo en movimiento, recompensar el éxito y desalentar la pereza.

Nuestra recomendación para ir escalando y evitar grandes conflictos: Documentar, todo debe estar muy bien documentado en el proyecto y de fácil acceso, Historias de usuarios. claras y de fácil entendimiento para los clientes, las historias de usuario son de gran ayuda para el entendimiento del negocio quien hace que cuando, como y que insumo necesita. Tener un RoadMap claro y bien definido de cómo vas a ir escalando y mejorando los procesos.