Cómo alcanzar el éxito en la automatización de procesos. Mejores prácticas. Parte III

En las anteriores publicaciones (Parte I y Parte II) hemos tocado los 4 primeros pasos de la automatización de procesos que consideramos deben ser considerados para alcanzar el éxito, hoy comentaremos acerca del 5 y ultimo paso:

Paso 5: Crear un ciclo continuo de mejora

Para entender mejor lo que es la mejora continua, antes tenemos que entender los tres factores básicos que la caracterizan:

El primero es que se trata de un método que requiere continuidad. Usted mejora un proceso y continúa analizándolo y estudiándolo, intentando mejorarlo de nuevo. En resumen, la mejora continua es un proceso cíclico.

La segunda característica de la mejora continua es el hecho de que es más que una secuencia sencilla de mejoras implementadas en un proceso. La mejora continua tiene un fuerte aspecto cultural y se puede considerar una filosofía de negocio, y por tener esta perspectiva cultural, debe insertarse en todos los niveles de la empresa.

Y el tercer aspecto de la mejora continua puede ser caracterizado por el énfasis de que un cambio debe traer beneficios para todos. No basta sólo aportar mejoras a un sector aislado de la empresa, o a una actividad segregada. La mejora continua debe abarcar todos los procesos y la vida de quienes lo practican.

Existen algunas herramientas de mejora de procesos como el método japonés de mejora continua – Kaizen. El concepto implica un esfuerzo continuo, con la participación de todas las funciones de todos los niveles de la organización. Hoy hablaremos del método PDCA, es un método americano muy utilizado en la actualidad, este modelo de cuatro pasos a menudo se muestra como un círculo ya que la mejora continua es un ciclo que se debe repetir una y otra vez:

Planificación: Un proyecto bien diseñado es de suma importancia para el ciclo PDCA pues evita fallas futuras y genera un enorme ahorro de tiempo. Realice la planificación de acuerdo con la misión, la visión y los valores de la empresa, estableciendo metas y objetivos y definiendo la mejor manera para lograrlos.

Ejecución: Después de hacer una planificación cuidadosa, póngala en práctica literalmente, es decir, intente no saltar etapas ni improvisar, para no comprometer todo el ciclo PDCA. La fase de ejecución se divide en otras tres etapas: formación de todos los empleados y directivos involucrados en el proyecto, seguido por la realización propiamente dicha y la “recolección” de datos para su posterior evaluación.

Comprobación: Es la etapa del ciclo PDCA en que se identifican las posibles brechas en el proyecto. Los objetivos alcanzados y los resultados obtenidos se miden a través de los datos recogidos y del mapeo de procesos al final de la ejecución. La comprobación se puede, y se debe hacer de dos maneras: de forma paralela a la ejecución, con el fin de asegurarse de que el trabajo se está haciendo bien, y al final de esta, para un análisis estadístico más amplio que permita las adaptaciones y las medidas necesarias.

Acción: La “última” etapa, en la que se aplican las medidas correctivas para perfeccionar el proyecto siempre y continuamente. Es a la vez el final y el principio, porque después de una exhaustiva investigación sobre la causa de los errores del pasado, todo el ciclo PDCA se vuelve a realizar con nuevas directrices y parámetros.

Cuando realizamos el proceso de mejora continua la organización va tomando mas valor ya que en cada iteración se puede palpar mejoras que impactan en las diferentes áreas de la empresa.