Content Services: ¿Qué equipo debe conformar la estrategia de digitalización de la gestión documental? – Parte I

Hoy en día, cada vez más las empresas se enfrentan a mayores volúmenes de información no-estructurada, encontrando en algunos casos modelos de un gran tamaño digital, o bien, el desafío de organizar y aprovechar información híbrida entre análoga o digital, es decir, lo físico y lo que nace desde un principio de manera digital. La importancia de esto es que la empresa, logre frenar el crecimiento desmedido sin control de manera que se puedan aprovechar las oportunidades que brinda una apropiada explotación de esta información.

La gestión documental tradicional permite que a través de actividades técnicas y administrativas se logre controlar dichos impactos y se genere valor como soporte transversal a los procesos de negocio, pues los documentos reflejan las actuaciones de cualquier entidad en el marco de sus funciones. Para contemplar el equipo que apalancará la evolución de estrategia de digitalización para esta gestión documental tradicional, hay que partir del ejercicio estratégico en la definición de objetivos, metas e iniciativas que apalancan al interior de la organización, el fortalecimiento de las prácticas de Gestión Documental y sumar los aspectos digitales. Uno de estos objetivos estratégicos es establecer un gobierno que permitan contribuir con un modelo eficiente, extensible y sostenible, razón por la cual se deberá establecer la definición de este equipo para garantizar el dicho gobierno.

Cuando una entidad decide incorporar una estrategia de digitalización a los documentos no solo se debe enfocar a una solución informática para automatizar actividades y digitalizar documentos, si no que por el contrario, se trata de integrar personas, responsabilidades, procesos, políticas, tecnología y documentos que permitan su adecuada interacción y gestión. Es por ello, que el equipo por conformar deberá ser el eje rector que coordine, comunique y gestione todas las decisiones en torno al contenido empresarial que requieran ser implementadas en el marco de una tecnología específica.

En este artículo se resumen los aspectos por tener en cuenta para formar lo que podría ser un Centro de Competencias que define los roles y responsabilidades, cuyos elementos conexos deben ser los procedimientos y lineamientos que guíen la gestión y evolución al interior de la empresa.

Una estrategia de implantación de servicios contenidos digitales necesariamente está enmarcada en prácticas de Arquitectura Empresarial, por considerarse una práctica que involucra a negocio y tecnología. Dentro de este ámbito, hay sinergia continua con los siguientes organismos:

Dirección C3:

Se trata de un órgano rector que en un principio funciona consensualmente sin necesidad de una cabeza rectora. Este Órgano debería depender y reportar directamente a un alto cargo del que dependan igualmente las áreas de Procesos, Proyectos y TI.

En la práctica la Dirección C3 es constituida por los perfiles líderes de práctica de Arquitectura Empresarial, es decir un Arquitecto Empresarial, Gestor de Procesos de Negocio y Gestor Coordinador de Proyectos.

Esta dirección toma su nombre dadas sus funciones: la Coordinación, Comunicación y Continuidad.

Para ejecutar una estrategia de gestión documental digital, o de servicios de contenidos digitales, el equipo que guíe las iniciativas se enmarca en lo que se denominaría un centro de competencias, típicamente está conformado por varios órganos orientados a vigilar y tomar decisiones de aspectos estratégicos, tácticos y operativos. Dentro de estos dos últimos, se ubica el centro de competencias de Gestión de Contenido Empresarial. A continuación, se muestra gráficamente, el modelo de organigrama de un Centro de Gobierno:

El centro de gobierno típicamente está conformado por varios órganos orientados a vigilar y tomar decisiones de aspectos estratégicos, tácticos y operativos; y son los Centros de Competencia los que están dentro de estos ámbitos de última milla en lo que es el ciclo de vida completo de diseño, despliegue y operación.

Cada Centro de Competencia tiene una estructura para generar las salidas tácticas y operativas que le sea correspondiente generar. Típicamente, como se puede apreciar en la siguiente figura, se ubica el centro de competencias de Servicios de Contenido donde se encuentran un arquitecto que vela por la táctica y se comunica con áreas más estratégicas, el analista y diseñador que tienen compromisos funcionales y finalmente los implementadores que son quiénes entregan el tangible tecnológico buscado:

El objetivo de estos grupos es finalmente definir, orientar y coordinar los principios que rigen el gobierno en cuanto a procesos, personas y sistemas y específicamente el Centro de Competencias de Servicios de Contenido, está cargo de cumplir con este objetivo bajo el ámbito de la gestión de la información no-estructurada en la empresa, en constante alineación con la Dirección C³.