Content Services: ¿Qué equipo debe conformar la estrategia de digitalización de la gestión documental? – Parte II

En la parte I relacionada con nuestro tema principal de la gestión de contenidos basada en servicios o Content Services, se trató la definición de los niveles de gobierno típicos para Middleware en general y se establecieron también aspectos clave y conexos de una estructura basada en centros de competencia y la interrelación con actores clave en la arquitectura empresarial y de proyectos de una organización. En esta segunda parte, se pretende detallar la estructura y función del centro de competencia asociado con nuestro tema en particular: cómo definir un equipo para abordar una estrategia de gestión de contenidos basada en servicios o Content Services.

¿Cuáles la Función y Estructura del Centro de Competencia para Content Services?

Es un equipo interdisciplinario que se encargará de guiar las decisiones sobre diseño e implementación de la Gestión de Contenidos basada en Servicios para lograr soluciones digitalizadas y en línea con la estrategia de la organización. Se compone de personas, procesos, tecnología y servicios que brindan el liderazgo necesario para implementar exitosamente los proyectos, iniciativas y la operación dentro de una empresa.

Esencialmente la misión principal del Centro de Competencias es cambiar la modalidad de gestión, es decir todos los involucrados en él, desde quien lo lidere hasta los profesionales técnicos, deben ser partícipes del cambio.

La estructura del Centro de Competencias debe estar basada por un lado en las diferentes funciones propias de sus líneas de actuación, y por otro, con los tres tipos de funciones a realizar: 1) operacionales, 2) desarrollo y 3) gestión. Es importante, además, que estas funciones cuenten con personas capacitadas para la misión en los Proyectos y también en la habilitación y operación de Plataforma Tecnológica asegurando así, la continuidad de la iniciativa.

Funciones

Este Centro de Competencias cubrirá las siguientes actividades:

A nivel de diseño y desarrollo:

• Diseño y evolución de los Modelos Documental que define las relaciones entre los expedientes documentales, los procesos de negocio y las plataformas tecnológicas.
• Diseño y evolución de la clasificación documental (taxonomías), cuidando que se cumplan los principios archivísticos en sus estructuras a través del concepto de expediente.
• Diseño y evolución del gobierno de datos, garantizando que se gestionen maestros (catálogos) únicos de metadatos y que sean homogéneos para las diferentes aplicaciones de la organización.
• Diseño y evolución del Ciclo Vital de los documentos y expedientes, garantizando que se gestionen de acuerdo con las etapas: archivo central, gestión e histórico.
• Diseño y evolución de flujos de revisión y aprobación de contenidos cuidando que se cumplan los requerimientos funcionales y documentales de acuerdo con el negocio.
• Control de los artefactos diseñados y desarrollos aplicados en los diferentes componentes o bloques que conformen la plataforma tecnológica de servicios de contenidos digitales en la empresa.

A nivel de operación:

• Control y Evolución de los cambios de la Plataforma derivados del negocio, funcionales o por evolución natural de las tecnologías.
• Apoyo en la definición del modelo de alta disponibilidad, contingencia y principios de inactivación o disposición de contenido digital obsoleto.

Roles

La definición de los roles es lógica y flexible al ambiente organizacional. Y varía dependiendo del grado de madurez y del tamaño de la iniciativa:

• Varios roles pueden ser asumidos por una misma persona.
• La estructura puede ser ad-hoc, formalizada por acta, medio documental o electrónico o bien, estructurada como departamento con roles, cargos y funciones.

Los roles intervinientes para este tipo de iniciativas son:

Arquitecto de Información

Profesional encargado de realizar el análisis y diseño de los aspectos funcionales y técnicos de los que apliquen a los documentos electrónicos y modelos de contenido, tomando la especificación funcional para el análisis técnico. Amplia experiencia en la planeación y diseño de sistemas de gestión de documentos digitales, coordinación e implementación de proyectos enfocados en TICs y aplicación de legislación nacional y estándares internacionales que en dicha materia existen.

Analista de información

Persona responsable de generar los diseños funcionales como apoyo a la gestión documental, incluyendo los respectivos ciclos vitales futuros y el impacto sobre su situación actual. Así como también análisis de requerimientos en torno a los documentos digitales.

Diseñador de Gestión de Contenido

Profesional responsable de elaborar y modelar el diseño documental enfocado a los procesos de negocio para la mejora continua e implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos (SGDE y SGDEA). Conocedor de la normativa local aplicable y de prácticas de industria para la gestión de contenidos de manera electrónica y digital.

Implementador de Plataforma Tecnológica

Profesional capacitado de analizar, diseñar o evaluar a nivel técnico los modelos documentales mediante la aplicación sobre soluciones de TI existentes en el mercado, así como también, liderar o llevar la implementación y despliegue el modelo en la solución TI seleccionada.