El documento electrónico como documento electrónico de archivo: componentes y características

La gestión documental es un conjunto de procesos estratégicos llevados a cabo en las organizaciones los cuales permiten tramitar de forma adecuada los flujos documentales de las mismas, registrando la evidencia de la gestión administrativa propia de sus procesos de negocio y contribuyendo a la formación de la memoria y patrimonio documental organizacional. Así pues, los procesos de gestión documental permiten administrar documentos independientemente de cual sea su soporte, pero en este caso y para el desarrollo de este artículo se realizará énfasis en los documentos electrónicos ya que estos son parte fundamental del desarrollo tecnológico emergente en las organizaciones.

Un documento electrónico se conoce como aquel producido por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es importante tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, algunos de ellos se convierten en electrónicos en el transcurso de su gestión, de igual forma no todos los documentos electrónicos son documentos electrónicos de archivo, dado que los documentos electrónicos de archivo deben tener ciertos componentes y cumplir con características específicas que garantizan su conservación y preservación a largo plazo.

Componentes de los documentos electrónicos de archivo

Los documentos electrónicos de archivo tienen componentes que son únicos para cada documento los cuales son útiles para identificar su contenido, estructura, contexto, los usuarios que pueden acceder al mismo y todas las acciones que se han ejecutado sobre ese documento.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Fuente: elaboración propia

• Metadatos: son los datos que describen el contenido y características de un documento, algunos pueden estar embebidos en el documento y otros son capturados de manera separada dependiendo del trámite o la función del mismo, estos datos complementarios están presentes en todo el ciclo de vida del documento y lo más conveniente es que se haga uso de modelos estructurados y normalizados a través de esquemas que permiten identificar el contenido, contexto y estructura del documento, condiciones sin la cuales es imposible que un documento sea considerarlo documento electrónico de archivo.
• Lista de control de acceso: Es la lista que especifica los permisos de los usuarios a nivel de roles, grupos y accesos en relación con un documento electrónico de archivo, las listas de control de acceso están directamente relacionadas con los niveles de seguridad a la información que se establezcan en cada una de las organizaciones.
• Historial de eventos: Es un registro secuencial de todo lo que ha ocurrido con un documento electrónico de archivo: eventos, funciones, usuarios o acciones, hace parte de la cadena de custodia y es útil para definir el contexto sobre el cual es gestionado cada documento.

Características de los documentos electrónicos de archivo

Ahora bien, teniendo claro que cada documento electrónico de archivo posee componentes únicos, también se debe tener presente que para que un documento electrónico sea considerado como documento electrónico de archivo debe tener atributos diferenciadores como:

• Vinculación contextual: los documentos electrónicos de archivo se producen y gestionan en un determinado contexto es decir tienen una función, trámite, autor, el cual debe estar relacionado al documento durante todo su ciclo de vida, garantizando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
• Carácter seriado: tiene relación con el cumplimiento o ejecución de una función, procedimiento y/o trámite, lo cual ocasiona que se produzca un documento de características similares o documentos con características homogéneas.
• Vinculo archivístico: corresponde a las relaciones de un documento con otros documentos y su contexto, lo cual debe permanecer en todo su ciclo de vida para determinar la conformación de agrupaciones documentales (fondo, sección, serie, expediente, entre otros).
• Unicidad: los documentos de archivo son únicos ya que se producen en un momento único y específico que no se puede repetir, adicionalmente, la información que contienen no se repite en otro documento.
• Objetividad: los documentos electrónicos de archivo registran hechos sin añadir o utilizar elementos de crítica, subjetividad o de valoración, son documentos generados de funciones propias de las organizaciones.

Adicionalmente, según estándares como la NTC-ISO 30300 y la ISO 15489-1 las características con las que debe cumplir un documento electrónico de archivo como objeto de prueba en el marco administrativo, legal y como fuente para la historia, la ciencia y la cultura son:

• Autenticidad: es la garantía que permite demostrar que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, en el tiempo que se ha afirmado sin alteraciones o corrupciones para lo cual se tendrán en cuenta los metadatos que permitan demostrar su procedencia. Para otorgar autenticidad a los documentos electrónicos las entidades pueden hacer uso de las siguientes técnicas:
  • Estampas de tiempo
  • Firmas electrónicas
  • Firmas digitales
  • Certificados digitales
  • Código seguro de verificación (CSV)
  • Marcas de agua digitales

• Fiabilidad: es la capacidad de un documento para asegurar que su contenido es una representación completa, fidedigna y precisa de las actividades o hechos que testimonia, así mismo se debe garantizar que se encuentra completo, sin alteraciones al paso del tiempo y se deben mantener sus atributos de contexto y procedencia.
• Integridad: característica asegura que el contenido y atributos del documento están protegidos a lo largo del tiempo, permite mantener de manera permanente la relación entre el documento electrónico de archivo y sus metadatos a través de sistemas de protección de información como criptografía y firmas digitales.
• Disponibilidad: es decir que tanto el documento como sus metadatos asociados puedan ser consultados, localizados, recuperados, presentados, interpretados, legibles y por tanto estar en condiciones de uso.
• Contenido estable: el contenido del documento no debe cambiar en el tiempo, en caso de que así sea, los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la organización dejando registro en la trazabilidad y pistas de auditoria, de forma que, cuando un documento sea consultado a través de un mismo criterio de búsqueda se deben generar siempre los mismos resultados.
• Forma documental fija: característica que asegura que el contenido permanece completo y sin alteraciones con el paso del tiempo, manteniendo su forma original generada desde su producción.

De esta forma, se puede identificar que los documentos electrónicos de archivo son evidencias que gracias a sus componentes y características se convierten en soporte y prueba legal, fiscal, contable, administrativa o procedimental; es importante saber reconocer cuando un documento electrónico debe ser un documento electrónico de archivo ya que de esto depende la gestión y tratamiento que se le dará al mismo, puesto que los documentos electrónicos de archivo además de tener los atributos antes vistos se deben regir por principios archivísticos y ser gestionados a través de herramientas especializadas como los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, soportados en modelos documentales, instrumentos archivísticos y políticas de seguridad de la información que garanticen el cumplimiento y mantengan las características de los documentos a lo largo del tiempo.

Lo anterior no quiere decir que los documentos electrónicos por si solos no sean útiles para las organizaciones, sin embargo, la importancia de los documentos electrónicos de archivo radica en el valor probatorio y legal que los fundamenta, además que conforman el patrimonio documental e histórico de la organización a la que pertenecen.