La implementación de un SGDEA como herramienta para la optimización de los procesos de negocio en las organizaciones

Los documentos son parte fundamental de una organización, siendo uno de los activos más importantes de la misma, ya que la mayoría de los procesos de negocio requieren un respaldo documental que soporte su ejecución; es por ello que la gestión de documentos está directamente relacionada con las actividades esenciales que se realizan en el desarrollo de las funciones de las organizaciones. Es decir que una adecuada gestión de documentos genera procesos más eficientes, rápidos, productivos y organizados; así mismo impulsa de manera decidida la transformación digital del negocio.

Así pues, teniendo presente la volatilidad de los contenidos y que estos forman parte de un sistema evolutivo, se han desarrollado herramientas que han transformado la forma de gestionar los documentos permitiendo pasar del mundo análogo al electrónico, convirtiéndose en instrumentos que facilitan la gestión, el acceso y la disponibilidad de la información, generando ventajas competitivas y contribuyendo a la transparencia en las organizaciones, todo esto de la mano de tecnologías de la información, que con funcionalidades especiales e integrándose con las políticas, lineamientos y recursos definidos por la organización permiten la gestión del documento durante todo su ciclo de vida.

Es allí donde intervienen sistemas de información como el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y su articulación con los procesos de negocio de las organizaciones ya que permiten la creación, registro, uso, clasificación, archivo, acceso y control de la disposición final de los documentos desde una sola herramienta; centralizado la información, generando garantía de su integridad, autenticidad y disponibilidad independientemente de su soporte, además de sostener la relación entre los grupos documentales que se generan en cada una de las oficinas productoras de la organización, lo que se conoce como el vínculo archivístico de los documentos.

En este sentido, un SGDEA cuenta con una estructura que le permite adquirir todas las funcionalidades necesarias orientadas a la gestión de documentos de archivo, tal y como se visualiza en la siguiente imagen:

• Portal trámites: interfaz que se encuentra de cara al usuario externo y que permite la gestión de la información a través de canales como portales web, correos electrónicos o aplicaciones móviles.
• BPM: Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio) reúne las herramientas de gestión con el fin de controlar los flujos de trabajo, el modelamiento y automatización de los mismos, generando procesos optimizados y eficaces.
• Digitalización: Componente que permite la captura y extracción de datos (metadatos) de forma automática convirtiendo un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, así como datos complementarios para ser gestionados a través del SGDEA.
• Portal funcionario: interfaz que se encuentra de cara al usuario interno de una organización y que le permite realizar cada uno de los procesos documentales en el SGDEA como lo son: registro, producción, gestión y tramite, organización, transferencias y disposición final.
• Sistema de gestión de archivo: modelos documentales y taxonomías que permiten un adecuado gobierno y gestión de la información en la herramienta permitiendo la creación, indexación, clasificación de documentos y su gestión a través de flujos electrónicos.
• ECM: Enterprise Content Management (Gestión de Contenido Empresarial) es el conjunto de herramientas, métodos y estrategias dedicadas a gestionar la información, el ECM optimiza el ciclo de vida de los documentos y automatiza los flujos de trabajo de los procesos permitiendo capturar, administrar, almacenar, preservar y consultar la información que se gestiona a través del SGDEA.

Adicionalmente, un SGDEA como herramienta de apoyo para la optimización de los procesos de negocio debe regirse por una serie de principios normativos y estándares internacionales que orientan la función archivística como: las normas ISO 15489 parte 1 y 2, ISO 30301, ISO 27001 y el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo: MoReq, los cuales establecen los lineamientos mínimos a tener en cuenta:

• Interoperabilidad: El SGDEA debe ser desarrollado bajo Arquitectura Orientada a Servicios SOA, lo cual facilita el intercambio de información entre sistemas.
• Neutralidad Tecnológica: promoviendo el uso de formatos abiertos y estándares nacionales e internacionales adoptados por los entes de control o instancias competentes.
• Adaptabilidad y flexibilidad: lo que permite su aplicación en cualquier tipo de compañía facilitando la inclusión de nuevas funcionalidades teniendo en cuenta que cada una es diferente y que sus procesos pueden variar dependiendo de su naturaleza.
• Seguridad de la información: Garantizando el cumplimiento de controles y políticas que aseguren la integridad, autenticidad, confidencialidad y disponibilidad de los documentos, evitando su acceso, uso, modificación, distribución o eliminación no autorizado.

Como consecuencia, un SGDEA se convierte para la compañía en una herramienta que facilita la optimización de los procesos de negocio ya que permite una gestión organizada y automática de los documentos, favorece los tiempos de gestión y trámite al tener un control de punta a punta desde la creación del documento hasta su disposición final, minimiza los tiempos de consulta, reduce actividades operativas y genera un acceso a la información ágil y oportuno garantizando los niveles de seguridad de la información previamente definidos por la compañía.

Así mismo, la implementación de un SGDEA abre las puertas para que la gestión de contenidos se realice desde canales como: páginas web, redes sociales, correos electrónicos y cualquier tipo de ecosistema tecnológico que gestione información, evitando la pérdida de documentos, disminuyendo costos de almacenamiento, costos operativos, conservando la información con estándares internacionales de preservación a largo plazo como es el PDF/A y realizando una organización y clasificación de la información en línea bajo las condiciones necesarias para su almacenamiento adecuado, lo que trae consigo la ampliación de los canales de comunicación entre las organizaciones y sus usuarios, procesos más eficientes y en ocasiones la inmaterialización de los mismos.

Ahora bien, aunque la implementación de un SGDEA está muy relacionada con herramientas tecnológicas, es necesario que las organizaciones tengan muy bien definidos: políticas, lineamientos, modelos y estructuras documentales para la gestión de información, ya que la aunque la tecnología es un factor muy importante en la automatización de procesos, se debe realizar un proceso integro en el que se evite una automatización desacertada y se asegure el desarrollo de un gobierno de la información alineado con las necesidades de la organización.