La transformación digital; una realidad en tiempos de pandemia

Si “la necesidad es la madre de la invención”, el Coronavirus (COVID-19) obligó a repensar nuestra vida cotidiana, desde el trabajo hasta la escuela y el entretenimiento. En respuesta a las prohibiciones de viaje, el cierre de escuelas y las recomendaciones de no reunirse en grupos grandes y mantener la distancia entre nosotros y así limitar la propagación del virus, muchas personas recurrieron a herramientas digitales para mantener una apariencia de normalidad.

Ha sido imperativo transformar digitalmente nuestros lugares de trabajo y educación para poder operar de manera efectiva. Aquellas empresas capaces de utilizar bien la tecnología para seguir adelante y repensar su modelo de negocio de cara al futuro mediante la transformación digital acelerada serán las que estén por delante de su competencia.

Hoy ya no solo es la habilitación del teletrabajo, el aprendizaje en remoto o incrementar las capacidades de venta en línea, realmente es poder seguir en nuestro día a día apoyándonos en tecnologías como servicios o trámites digitales. Estos trámites o servicios digitales son más rápidos, más baratos de prestar, limitan las oportunidades de corrupción y la mayoría de los trámites manuales son susceptibles de automatización o de ser digitalizados.

Para estos servicios o trámites digitales, tener una base de contenido o de información es fundamental. ¿Cómo podrías digitalizar si no tienes unas buenas bases? En este post comentaremos cómo la gestión documental o gestión de información es una fuente muy importante para la digitalización de trámites o servicios.

Desde hace algunos años empezamos a ver la gestión documental o gestión de la información con una relevancia importante para nuestras organizaciones. Ya no era el archivo oscuro, lleno de polvo donde se guardaban los documentos, sino que empezábamos a tener la necesidad de hablar, no solamente de documentos físicos, sino de documentos electrónicos, su relación y lo fundamental que es para nuestro soporte de negocio. Pero ¿por qué la gestión documental es importante para las empresas? Porque solo de esta forma evitamos:

• Contenido difícil de encontrar y usar
• Costos altos de impresión y envío
• Falta de seguridad y control de versión
• Duplicación de contenido
• Procesos repetidos y manuales
• Contenido desactualizado
• Manejo inadecuado de ciclo de vida
• Incumplimiento de normas o requerimientos de exigencia normativa

El problema es que, en muchos casos, nos enfocábamos en la tecnología y en instalar o configurar una solución de gestión documental, pero no lográbamos nuestro objetivo y al final entendíamos que esta necesidad no era solamente tecnológica.

Tomamos recomendaciones de analistas como Gartner quien nos daba lineamientos de cuáles deberían ser los aspectos a evaluar o tener en cuenta en una plataforma de gestión documental. En la actualidad, este mismo analista, nos han llevado a evolucionar tecnológicamente y ya no solamente en pensar una solución de gestión documental sino una solución que soporte esta era Virtual / Digital.

Ya hablamos de la Era 4.0. de Content Services, una plataforma orientada a soportar a nivel documental cualquier requerimiento de la organización, bien sea un requerimiento de una solución puntual o soportar un servicio o trámite digital entre otros. Gartner en alguna de sus recomendaciones menciona tener especial atención en componentes como:

• Business Automation
• Content Management
• Smart Capture
• Digital Asset Management (DAM)
• Record Management
• APIs

Esto nos lleva a pensar que definitivamente La gestión empresarial de contenidos (ECM) ha Evolucionado para consumir aquellas capacidades que estén integradas en procesos de negocios y aplicaciones

Hoy en día las tecnologías están maduras y con una u otra cumplimos los requerimientos. La clave está en la metodología con la cual implantamos este tipo de soluciones y sobre todo a la madurez dentro de la organización a nivel de gestión documental.

La idea no es automatizar el desorden, la idea es organizar la casa y sólo entonces llevarla a una plataforma tecnológica. La tecnología es un apalancador pero, como he indicado, no es el fin.

Después de muchos años de experiencia implantando estas soluciones estamos convencidos de que si tenemos una buena solución de gestión documental y sobre todo unos instrumentos y artefactos documentales definidos, podemos soportar cualquier trámite o servicio digital dentro de una organización.