Modelamiento a Nivel 4 de los Procesos de Negocio cara a la automatización – Parte II

En la parte I de este artículo explicamos el concepto de modelado bidimensional, que no es más que una técnica para modelar procesos empleando dos perspectivas importantes: la del negocio y la tecnológica. Y que con esto se permite descomponer, desacoplar los procesos en elementos entendibles para negocio y TI. Pero ¿Cómo se hace? ¿Qué consideramos?

Explicaremos con el siguiente ejemplo para mayor entendimiento:

En la imagen de a continuación, se tiene un extracto del subproceso “Emitir solicitud de crédito” perteneciente al proceso “Gestión de créditos al consumo”. Una vez definido el flujo de tareas del subproceso (visión del negocio) mapeado en la capa Procesos, tomaremos cada tarea y responderemos a preguntas como (Consideremos la tarea “Registrar solicitud de crédito” para responder):

1. ¿Se requiere de alguna o varias pantallas para realizar la tarea “Registrar solicitud de crédito”?, ¿Variables implicadas?, las identificadas se colocan en la capa Interfaces de usuario.
2. ¿Se requiere de alguna regla que modifique el comportamiento de la tarea “Registrar solicitud de crédito?, ¿Evento(s), condición(es) y acción(es)? las identificadas se colocan en la capa Reglas.
3. ¿La actividad “Registrar solicitud de crédito” se realiza en cuál sistema?, ¿Información necesaria?, la identificada se coloca en la capa de Componentes.
4. ¿La actividad “Registrar solicitud de crédito” se comunica con otros sistemas?, ¿Información de entrada, salida, otros?, los servicios identificados se colocan en la capa de Servicios.
5. ¿En la actividad “Registrar solicitud de crédito” se requiere adjuntar documentos?, ¿cuáles?, los identificados se colocan en la capa de Contenidos.

Después de realizado lo anterior el modelo de procesos queda:

Siendo nuestro foco llegar a un modelo técnico de proceso, debemos recalcar que el modelo con cara a la automatización debe:

• Expresar el cómo soportar desde el punto de vista técnico el qué hacer.
• Incluir tareas que pueden ser controladas por el motor de automatización.
• Utilizar una precisa gama de símbolos con estrictos patrones de diseño (por ejemplo: BPMN).

Por ende, este modelado también (por cada tarea) debe recoger: variables que se consideran métricas a guardar, temporalidad asociadas a cada tarea (vencimientos, calendarios, etc), asignación, reasignación, rechazo y delegación de tareas, información necesaria para el equipo de desarrollo.

Ahora bien, hemos mencionado en el artículo las palabras: “motor de automatización”, y esto es sumamente importante porque los procesos se pueden automatizar en diversas plataformas o suites existentes en el mercado. Por lo cual es indispensable realizar un análisis de cada proceso con respecto al negocio, es decir, evaluar la naturaleza de este, su posición dentro de la cadena de valor y valorarlo con respecto a la estrategia de la organización. Y, por otro lado, realizar un análisis tecnológico que permita identificar la plataforma tecnológica que lo soporta y valorar la misma; para así con ello y de acuerdo a una hoja de ruta establecida y priorizada, diseñarlo y automatizarlo.

Por ende, al momento de automatizar los procesos nos podemos encontrar con diferentes tipos que clasificamos en tres (3) grandes bloques:

1. Procesos secuenciales: se refiere al conjunto de pasos que se ejecutan cronológicamente, el cual se compone de un principio, un fin y serie de etapas intermedias. Estos podrían ser automatizados sobre un:
   1. BPM (Business Process Management)
   2. RPA (Robotic Process Automation)
   3. RDA (Robotic Desktop Automation)
   4. IPA (Intelligent Process Automation).

2. Procesos casuísticos: se refiere al conjunto de pasos que se ejecutan dependiendo de un caso. Dónde “Caso” se refiere a una agrupación de archivos e información relativos a un problema determinado. Estos podrían ser automatizados sobre un:
   1. Case Manager (Gestor de Casos)
   2. BPM – Extendidos (Business Process Management – Funcionalidad Ext.

3. Procesos documentales: se refiere al conjunto de pasos que se ejecutan sobre un contenido: formularios, datos, documentos, correos electrónicos, imágenes o documentos digitalizados, otros. Estos podrían ser automatizados sobre un:
   1. Gestor de contenidos (Gestor de Contenidos – ECM).

También puede existir combinación de estos tipos de procesos, por lo cual también necesitamos diferentes plataformas para su automatización. En conclusión, conocer el motor de automatización cuando se está modelando procesos, nos permite enriquecer nuestro modelo e identificar información relevante adicional y necesaria para nuestro equipo de desarrollo.

Así que, toda organización que quiera modelar a nivel 4 sus procesos de negocio con cara a la automatización, debe tener claridad de lo que se quiere hacer en cada uno de ellos y que necesitan a nivel tecnológico para suplir la necesidad del negocio, teniendo en cuenta la plataforma seleccionada. ¿Lo estás considerando?

Cuéntanos.