Gestión Documental

Solución para automatizar la gestión documental en la empresa. Surge de la necesidad de cubrir con las problemáticas funcionales que puedes leer a continuación a un bajo costo.

SOADOC

La gestión documental se está convirtiendo en parte fundamental para el éxito global de las empresas hoy en día y en factor clave para avanzar hacia la competitividad empresarial.

Esto es debido principalmente a que el volumen de documentos que reciben y generan no paran de crecer, por lo que gestionar estos documentos de forma organizada, segura y estructurada es una tarea cada vez más compleja.

Las organizaciones se preparan cada vez más para convertirse en empresas digitales “cero papel”, desarrollando sus capacidades con el potencial de la tecnología disponible, facilitando la transformación digital de sus procesos e incrementando sus capacidades para agilizar y mejorar su funcionamiento.

Toda la documentación que genera una empresa debe ser organizada y almacenada de manera que se garantice el fácil acceso a los datos en cualquier momento y para que así sea, es fundamental hacer un correcto manejo de esa información

Los antiguos sistemas de almacenamiento han dejado de ser útiles y presentan demasiadas limitaciones funcionales y técnicas. Un sistema de gestión documental profesional asegura el acceso a la información organizada al instante, su ciclo de vida, su interoperabilidad y el cumplimiento de las normativas locales, internacionales y las mejores prácticas de la industria, lo que favorece un aumento de la productividad en las organizaciones.

En Soaint contamos con SOADOC, el software de gestión documental más seguro y avanzado que existe actualmente en el mercado. Almacena, guarda y protege toda la información de tu empresa en el mismo lugar haciéndola siempre disponible.

¡Conoce todas las ventajas del mejor software de gestión documental!

¿Qué es un  software de gestión documental?

Un software de gestión documental es un conjunto de herramientas que facilitan la administración, operación y almacenamiento en formato digital los documentos de una empresa y al que se puede acceder fácilmente y de forma inmediata en cualquier momento para revisar cualquier información.

A través de un sistema de gestión documental se puede escanear todos los documentos y archivos de una empresa para convertirlos a formato electrónico. A partir de ese momento, los documentos escaneados se almacenan dentro del nuevo archivo central ubicado en la nube. La gestión documental permite recuperar cómodamente la información contenida en los documentos, modificarla y archivarla el tiempo que se precise.

¿Quiénes necesitan un software de gestión documental?

Cualquier organización que dentro de su rutina diaria opere y gestione documentos necesita implementar una solución de gestión documental.

Los documentos llegan a las empresas en papel o en formato electrónico. Una factura que llega a la oficina por correo ordinario es un documento en papel que se puede leer y posteriormente, contabilizar. Esa factura, sin embargo, podría referirse a un pedido online y eso quiere decir que tenemos dos documentos que están relacionados y deben mantenerse referenciados pero que se almacenan de diferente manera. Siguiendo con el ejemplo, a ese pedido puede sumársele otros documentos a posteriori, ya sea una nota de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato de colaboración. Y una vez más, esos documentos pueden existir en diferentes formatos y no almacenarse de la misma manera, ni siquiera en el mismo lugar.

Un contrato puede almacenarse en un archivador dentro del departamento de recursos humanos de una empresa. La nota de entrega puede estar en la mesa de recepción y el documento de aceptación habría ido a parar a la mesa de la persona que finalmente recibió el paquete con el pedido. En conclusión, tenemos varios documentos que pertenecen a diferentes departamentos y que todos de alguna manera, están relacionados con esa factura inicial.

Como hemos podido ver en el ejemplo anterior, sin un sistema de gestión documental profesional, la gestión de toda la documentación que llega y genera una empresa resulta muy complicada. Por ese motivo, no importa el tamaño de las organizaciones, si son pequeñas y medianas empresas o grandes grupos empresariales, lo cierto es que todas las organizaciones que trabajen diariamente con documentos en papel y en formato electrónico pueden beneficiarse de las grandes ventajas que un software de gestión documental les ofrece.

¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión documental?

Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único lugar, un archivo central que funciona como un repositorio digital y está ubicado en la nube. Los documentos en papel se escanean, mientras que los documentos en formato digital se importan, independientemente de cuál sea su procedencia. En un software de gestión documental puede haber almacenados documentos y archivos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones dinámicas, archivos PDF, imágenes, vídeos, etc.

El uso de una solución de gestión documental profesional ofrece numerosas y grandes ventajas:

  • Repositorio de documentos / archivos: la empresa que utiliza un gestor documental cuenta con un archivo o repositorio central para todos los documentos de la organización. Al que cualquier trabajador puede acceder posteriormente para consultar, cambiar, compartir o eliminar cualquier archivo (siempre y cuando el trabajador cuente con los permisos necesarios). Los empleados dejan de perder su valioso tiempo buscando documentos en carpetas y archivadores. Ahora pueden acceder instantáneamente a todos los archivos que necesitan para realizar su trabajo. Además, se soluciona el problema del espacio físico requerido para almacenar los documentos en papel.
  • Seguridad de los documentos. La información es el activo más valioso para cualquier organización. Cuando no se garantiza un correcto manejo de los documentos de una empresa, la probabilidad de que información sensible se exponga a las personas equivocadas es considerable. Si esa información confidencial cae en las manos equivocadas, puede causarle un daño irreversible a la empresa. Sin embargo, un software de gestión documental protege la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
  • Uso más racional de los recursos de una empresa. A través del gestor documental se le pone fin a las largas horas buscando documentos en archivadores y carpetas. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión de cualquier documento ubicado en el archivo central se realiza cuando sea necesario. Además, los trabajadores podrán acceder al gestor documental desde cualquier ordenador de la empresa o dispositivo móvil, sin necesidad de desplazarse hasta el área destinada al almacenamiento de documentos en papel. Lo que reduce notablemente el tiempo que dedican los empleados a buscar archivos en papel e incrementa su productividad.
  • Reducción de costes. La eficiencia operacional se traduce en ahorro de tiempo para la organización. Los procesos documentales estandarizados y controlados en el tiempo, facilitan la reducción de los costos y tiempos de administración y procesamiento de la Gestión Documental.
  • Gestión de Conocimiento: La organización y disposición de la documentación de una organización, facilita la construcción de conocimiento para sus procesos de negocio y permite que la ejecución de actividades controladas a través del tiempo.
  • Unificación de procesos: al encontrarse todos los documentos de la empresa almacenados en un archivo central digitalizado se evita que distintas personas de la empresa realicen la misma actividad, reduciendo al mínimo las situaciones en la que los documentos archivados se duplican o se efectúan copias innecesarias. Al realizar una tarea desde el gestor documental, se podrá tener un mayor control y seguimiento sobre todo lo que haga cada empleado con la información.
  • Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de segundos.
  • Compartir archivos. Mediante el sistema de gestión documental los empleados pueden compartir y trabajar de forma conjunta con sus compañeros de trabajo en un mismo documento. Tendrán conocimiento en todo momento de con quién compartes sus documentos. Además, con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos.
  • Control de versiones: todos los trabajadores han trabajado alguna vez con la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.
  • Eficiencia operacional y productividad: mediante el Sistema de gestión documental se tiene un total control en los tiempos de respuesta de los trámites relacionados con flujos documentales de la entidad.
  • Cumplimiento de la normativa: a través de un sistema de gestión documental la empresa se garantiza que cumple con toda la normativa. Cumple con la Legislación general en materia de Archivos y Patrimonio Documental, MOREQv2, ISO 15489, ISAD(G), ISO 23081 y la reciente GDPR.
 

SOADOC, el programa de gestión documental que tu empresa necesita

Actualmente la oferta de soluciones de gestión documental es muy amplia. Pero te podemos garantizar que con SOADOC obtienes mucho más que un sistema de gestión documental. Se trata de un potente software de gestión de documentos que ha evolucionado hacia una herramienta capacitada para almacenar, sincronizar y compartir documentos y archivos.

SOADOC permite una nueva forma de trabajar y comunicarse basada en la colaboración entre trabajadores, el acceso fácil e instantáneo a la información desde cualquier lugar y una gestión eficiente de los tiempos y los costes necesarios para ejecutar los procesos de cualquier negocio.

SOADOC permite a los empleados acceder a los archivos desde cualquier lugar (la oficina, el coche o su casa) y dispositivo (ordenador, tablet o móvil). Mediante el almacenamiento eficaz de todos los documentos de la empresa en un archivo central digitalizado ya sea bajo la modalidad on premiss o en la nube todos los procesos de negocio se optimizan, logrando una mejoría notable en el rendimiento y productividad general de la empresa.

Algunas características de SOADOC:

  • Centralización y unificación de documentos y toda clase de archivos corporativos en una única plataforma; que permite acceder a cualquier información de forma rápida y sencilla a través de un buscador avanzado.
  • Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre trabajadores sin importar si están en la oficina o no, ni el dispositivo que usen. Lo que permite fomentar el trabajo en equipo.
  • Disponibilidad 24/7 de la información, ya que al archivo central se puede acceder en cualquier momento del día y de la noche, los 7 días a la semana y los 365 días al año.
  • Entorno seguro que cumple con la normativa de protección de datos (LOPD) y proporciona un entorno seguro para responder a las medidas que impone el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos).
  • Amplio catálogo de aplicaciones que se adaptan a la necesidad de la organización.
 

Con la implementación de SOADOC llevas a tu empresa a una nueva era, mediante un software de gestión documental que centraliza toda la información de tu negocio en un entorno seguro que permite compartir, archivar y buscar cualquier información que necesites en cualquier momento, automatizando la gestión de documentos y optimizando al 100% todos los procesos de negocio.  

Toda esta información puede organizarse usando diferentes recursos estructurales dentro de la web, de manera que su visualización sea sencilla y atractiva para el usuario.

Propuesta de Solución. Funcionalidades
Ruta a seguir. Adopción de SOADOC