Digitalización certificada: su papel en la desmaterialización documental

La digitalización certificada, o documentación electrónica, va cobrando cada vez más valor para los procesos que realizan las entidades en el desarrollo de sus funciones. Generando consigo mayor importancia a los procesos de desmaterialización documental, definida como:

“La conversión de un documento análogo a un soporte electrónico, cumpliendo con ciertos requisitos técnicos y jurídicos que otorgan validez probatoria y que, a su vez, aseguran equivalencia funcional con respecto al documento en soporte físico, garantizando la oportunidad, acceso y seguridad de la información”.

¿Cómo funciona este método?

Para el Archivo General de la Nación de Colombia (2012), la desmaterialización se conoce como “el proceso por medio del cual un documento de papel o en cualquier otro formato análogo es transformado a un formato digital”.

Es un método en el que la información contenida en un medio físico de lectura analógica es convertido por medios electrónicos o similares. Particularmente a través del uso del lenguaje binario a un formato electrónico. Teniendo en cuenta ciertos atributos de seguridad técnica y jurídica que aseguran el valor probatorio de la información electrónica resultado de un proceso reprográfico que, según el Archivo General de la Nación de Colombia (2011), debe cumplir con los siguientes atributos:

• Autenticidad: entendida como la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido, es decir, que un documento sea lo que pretende ser”
• Integridad: definida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado, la integridad garantiza la seguridad jurídica de la reproducción exacta.
• Extremos de conservación temporal: definidos como el establecimiento de las fechas extremas sobre el período de conservación del documento por medios electrónicos, estas fechas deben coincidir con el período que tendría el documento en formato físico. (Forero, 2016)
• Disponibilidad: entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento.

Desmaterialización vs inmaterialización

Estos atributos permiten asegurar que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos y que no han sido alterados bajo ninguna circunstancia a través de servicios de certificación digital como estampado cronológico certificado, firmas digitales y electrónicas. Es importante no confundir la desmaterialización documental con la inmaterialización documental, puesto que en la última todo el flujo documental es electrónico. En ambos casos estos documentos deben ser gestionados por medio de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónico de Archivo (SGDEA).

Digitalización certificada con fines probatorios

Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de desmaterialización documental está directamente relacionado con la digitalización certificada o con carácter probatorio, puesto que es el proceso tecnológico que “permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad” (Min TIC, s.f). Es decir; que el documento adquiere una validez legal y jurídica a diferencia de un proceso de digitalización común, ya que como se visualiza en la siguiente imagen el documento electrónico digitalizado adquiere ciertos atributos que lo caracterizan.

¿Cómo funciona este proceso?

En un proceso de digitalización certificada se deben utilizar mecanismos tecnológicos especializados que son lo que aportan el carácter jurídico y probatorio a los documentos y que, a su vez, permiten mitigar los riesgos de alteración de la información y suplantación de identidad, según el Archivo General de la Nación de Colombia (2011) estos mecanismos son:

• Estampado cronológico: el concepto de estampa cronológica se relaciona con la asignación de información intrínseca (incorporada dentro de la imagen). Para dar a conocer la fecha y hora en que fue generado como versión final el documento digitalizado. Sirve para verificar que no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en la que se incorpora.
• Firma electrónica: la firma electrónica es un concepto directamente relacionado con la firma digital, aun cuando son técnicamente diferentes. Es el conjunto de claves o contraseñas necesarias para acceder a un sistema.
• Firma digital: es un método matemático que relaciona la identidad de una persona o equipo con un mensaje de datos para asegurar la integridad del mismo. Es el resultado de aplicar algoritmos al contenido del documento y generar un documento auténtico, en donde es posible siempre verificar la autoridad del creador.
• Encriptación de datos: se trata de una medida de seguridad para almacenar y transferir información en forma de mensajes de datos. Estos mecanismos requieren de complejas fórmulas matemáticas que, de manera general, deberán estar basadas en estándares de uso generalizado.

Proceso real

Es importante aclarar que estos componentes de certificación deben ser emitidos por una entidad de certificación autorizada. Se debe dar garantía de la equivalencia funcional y jurídica del documento tanto en su soporte físico como en el electrónico. Además, este tipo de digitalización no desarrolla la eliminación de los documentos que cuentan con valores científicos, culturales e históricos.

Beneficios de la digitalización certificada

La digitalización certificada con fines probatorios genera un mayor grado de seguridad de documentos físicos y electrónicos, teniendo en cuenta que ofrece las siguientes garantías (Certicamara, 2017):

• Evita la manipulación de los documentos físicos.
• Permite la adecuada conservación e integridad de los documentos físicos.
• Los documentos electrónicos no pueden ser alterados ni modificados.
• Seguridad y garantía del documento electrónico, como un documento veraz, fiable, auténtico e íntegro, así como el original.
• Conversión de diferentes formatos de documentos y mensajes de datos a PDF/A
• Disponibilidad y portabilidad del documento electrónico.
• Reemplaza el documento físico para la realización de trámites.
• Asegura la recuperación de los documentos mediante mecanismos de descripción apropiados.
• Preservación de los documentos en el tiempo, principalmente los de conservación total.
• Alineamiento con la política cero papel.

Proceso

Estos documentos electrónicos serán incorporados en los Sistemas de Gestión Documental de las entidades. Los procedimientos asociados deberán estar cubiertos dentro de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Garantiza el valor jurídico y probatorio de aquellos documentos. Asimismo, deben basarse en los principios de neutralidad tecnológica, puesto que los documentos electrónicos no están atados a una tecnología en especial.

Principio de equivalencia funcional

Los documentos electrónicos tienen la misma funcionalidad que los documentos en soporte físico. Siempre y cuando cumplan con ciertas características de orden técnico y legal (Flórez, 2014), como son:

• Fiabilidad: lo que quiere decir que el contenido es una representación completa y precisa de las operaciones o hechos que da testimonio, es decir que su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él.
• Autenticidad: el documento es lo que afirma ser, es creado o enviado por la persona que lo afirma y es enviado en el momento que se afirma. Esta característica asegura que el productor u origen es correctamente identificado, se combate el ataque de suplantación.
• Integridad: que el documento no esté modificado o alterado. Para que un mensaje de datos tenga plena validez probatoria, debe haber permanecido completo e inalterado. El mensaje no debe estar reformado, transformado, cambiado, variado, rectificado ó modificado por cualquier medio después de que éste ha sido emitido. De esta manera se combate la alteración de la información.
• No repudio: asegura que ni la persona que género el documento, ni el receptor puedan negar la existencia y el intercambio de dicho mensaje. Se minimiza el rechazo de la información.

Requisitos

Cuando un documento electrónico cumple con estos requisitos, se dice que tiene valor jurídico y legal. Se debe demostrar que se mantuvo la integridad de los mensajes de datos adquiridos. En este sentido, se deben asegurar modelos de cadena de custodia que permitan identificar los factores previos y durante la adquisición de la evidencia digital. Para que un documento electrónico sea útil en un proceso judicial debe contener las características previamente descritas. Si no se hace de esta forma, pierde el valor probatorio y corre el riesgo de que no sean incluidos en las decisiones de un proceso jurídico.

Conclusiones sobre la digitalización certificada

Se reconoce la digitalización certificada como una técnica que permite la desmaterialización documental garantizando la equivalencia funcional y el valor jurídico del documento, por ofrecer un alto grado de seguridad procedimental y tecnológica que asegura que el documento digitalizado representa fielmente al original; por lo tanto, cumple un papel relevante en el proceso de desmaterialización documental en las organizaciones al mejorar la eficacia administrativa de las organizaciones, generar reducción de costos en la conservación de documentos físicos, garantizar la seguridad e integridad de los documentos electrónicos y permitir un mayor grado de recuperación y acceso a la información.

Se debe tener en cuenta que para que los documentos digitalizados obtengan un valor jurídico al igual que los documentos en soporte físico. El proceso de digitalización se debe realizar siguiendo la normatividad local vigente y haciendo uso de los mecanismos tecnológicos especializados que emite una entidad certificadora. De no ser así, estos documentos no servirían como evidencia en un procedimiento jurídico por carecer de valor probatorio.

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