La automatización de procesos documentales. Herramienta para la transformación de la gestión documental

En los últimos años, un gran número de organizaciones ha implementado procesos documentales que evidencian y soportan las funciones realizadas como resultado de sus actividades diarias. Dichos procesos son de carácter secuencial y transversal a las mismas, y están destinados a la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los documentos, ya sean físicos o electrónicos. Basado en lo anterior, la gestión se realiza, generalmente, a través de la producción de documentos físicos, haciendo uso de planillas de entrega, formatos de préstamos documentales, acuses de recibido, entre otros; y documentos electrónicos como correos electrónicos e información no estructurada que, dependiendo de cada organización, puede ser ejecutada por humanos o por sistemas especializados para tal fin.

En este sentido, una organización produce un extenso número de documentos que, sin una adecuada gestión documental, pueden generar problemas como desperdicio de papel, pérdida de información, gran cantidad de tiempo en consulta o recuperación de información, entre muchos otros inconvenientes administrativos y costes económicos para de la entidad. Para contrarrestar y mitigar este tipo de situaciones, se hace necesaria la implementación de la automatización para la transformación de la gestión documental, entendida como la capacidad de hacer uso de sistemas para llevar a cabo ciertas acciones que normalmente son ejecutadas por personas, soportado con diferentes metodologías y tecnologías como: BPM Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio), ECM Enterprise Content Management (Gestión de contenido empresarial) o tecnologías como RPA e inteligencia artificial.

En tal razón, la automatización de procesos documentales es un factor clave en la transición de la gestión documental manual a la realizada de forma automática o semiautomática por medio de tecnologías de información. Adicionalmente, esta automatización debe ir ligada a una estrategia de gestión que se adecúe al tipo de organización y a sus necesidades específicas. Por ello, la automatización de procesos documentales exige que la organización cuente con un grado de madurez en gestión documental mínimo, cubriendo procesos documentales definidos, es decir, que el primer paso de la automatización debe consistir en identificar aquellos procesos documentales críticos que afectan a la organización y con los que se desea iniciar la transición antes mencionada.

De esta manera, se puede determinar que la automatización de procesos documentales conlleva una serie de oportunidades para las organizaciones como lo son: reducción de costos, programación automática de tareas, control y seguimiento de las mismas en tiempo real permitiendo la generación de reportes; disminución de tiempo que deriva en aumento de la productividad y evitando reprocesos por errores operativos. Todo esto, en conformidad con los marcos regulatorios existentes soportados en las políticas “cero papel”, promoviendo la normalización de los archivos en las organizaciones y generando poco a poco una cultura digital.

Así mismo, para dar paso a un proyecto de automatización de procesos documentales se deben tener en cuenta algunas consideraciones como lo plantea (Zapata, 2001) en su artículo “La automatización de archivos: Algunas consideraciones para la estructuración de proyectos informáticos en archivos”:

• Gestión de Documentos Administrativos: considerando tanto el ciclo de vida de los documentos, desde su recepción o producción hasta su disposición final así como, su relación con la dependencia productora y las funciones que sustenta en ella. En esta etapa es necesario que la entidad cuente con instrumentos archivísticos como: los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención, entre otros, que aseguren el ciclo de vida de los documentos.

• Descripción Archivística: en la automatización de procesos documentales se debe contemplar un proceso de descripción archivística mediante el registro de información estructurada sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos en aplicaciones que permitan manejar diferentes niveles de la descripción documental basándose en normas como ISAD (G), ISAAR (CPF) e ISDF, esto con fin de facilitar la búsqueda, recuperación e intercambio de información.

• Recuperación de Información: vista como una consecuencia de la descripción archivística y del uso adecuado de metadatos que garanticen el acceso, la recuperación de la información depende de las necesidades de la organización, debe ser oportuna y eficiente para los usuarios, además debe tener una relación directa con la seguridad de la información y el control de acceso.

• Reglas de Transferencia Documental: de acuerdo al ciclo de vida de los documentos se deben establecer reglas y calendarios de retención que permitan que los procesos de transferencias tanto primarias como secundaras sean controlados y automáticos.

• Retención de Documentos: este elemento es fundamental y estratégico en la automatización de procesos documentales, ya que son los instrumentos archivísticos como tablas de retención documental, tablas de valoración, cuadros de clasificación, los que permiten realizar una adecuada taxonomía y gobierno de información, identificando que documentos se producen, su valoración, tiempos de retención y la disposición final que tendrán una vez cumplan su ciclo de vida.

• Documentos Electrónicos: consecuentes de la inmaterialización de la información y principal evidencia de los trámites llevados a cabo en la organización, se bebe tener en cuenta que en un proceso de automatización de bebe garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos.

• Digitalización de documentos: proceso igualmente relacionado a la inmaterilización documental, la extracción, indexación y clasificación automática de datos, permite optimizar espacios de almacenamiento y costos operativos.

De este modo, considerar cada uno de estos elementos en un proyecto de automatización conlleva a un proceso exitoso en el que se genera una transformación gradual de la gestión documental del mundo análogo al electrónico. Simultáneamente, se hace imprescindible evaluar factores como la cultura corporativa, el tamaño de la compañía, la adaptabilidad al cambio, infraestructura tecnológica, sistemas previos existentes y los recursos económicos con los que cuenta la organización para la automatización de sus procesos.

Una vez definidos y analizados estos puntos, se da inicio a la automatización de procesos documentales a través de las siguientes etapas:

• Análisis de la situación actual de la organización: diagnosticó en el que se debe realizar un levantamiento de información detallado del estado en que se encuentran los procesos documentales a automatizar, tareas que se ejecutan, cómo se realizan, quién las realiza y a través de qué herramientas.

• Establecer los resultados esperados: en este punto se debe presentar una propuesta del alcance que tendrá el proyecto, beneficios y adónde se quiere llegar con el proceso de automatización.

• Modelo de procesos: etapa en la cual se realiza la diagramación y estructuración de flujos de negocio, mostrando de forma detallada como se realizará el proceso, para ello se debe analizar en cada uno el proceso documental, identificar su comportamiento, las actividades importantes, cargas operativas, documentos generados; con el fin de que estas actividades pasen a ser ejecutadas por el sistema, cada uno de los modelos de proceso debe ser evaluado y aprobado por la instancia correspondiente en la organización; en caso de que surjan modificaciones necesarias, éstas deben ser realizadas hasta su aprobación final.

• Implementación: consiste en ejecutar y desarrollar bajo la metodología propuesta los procesos de negocio aprobados anteriormente bajo las herramientas acordadas al inicio del proyecto.

• Pruebas: fase es la cual se realizan pruebas de los procesos implementados con el fin de validar que lo implementado cumpla con los requerimientos definidos al inicio del proyecto, en esta fase se pueden identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora; uno de los objetivos de esta fase es lograr la aceptación por parte de los funcionarios para avanzar al siguiente paso.

• Gestión del cambio: permite y complementa la implementación exitosa de la automatización de procesos documentales, ya que prepara y apoya a los futuros usuarios en la aceptación y uso de las nuevas herramientas desarrolladas, para ello se debe contar con un plan para educar a los funcionarios sobre los cambios realizados, que motivo dicho cambio, su impacto y los beneficios que traerá para la nueva forma de trabajo permitiendo un mayor grado de adaptabilidad y que los usuarios puedan responder de una forma eficaz en el proceso de transformación.

• Salida a producción: en este punto los procesos automatizados quedan disponibles para el uso por parte de los usuarios.

• Monitoreo: es importante que posterior a la salida a producción se haga un seguimiento a los procesos documentales automatizados, se realicen actividades de retroalimentación, de lecciones aprendidas y que se implementen las optimizaciones requeridas para darle sostenibilidad al modelo.

De esta manera, se evidencian los aspectos que se deben considerar en un proyecto de automatización de procesos documentales, las implicaciones que tiene para la organización y para los funcionarios, ya que se requiere de un conocimiento absoluto de la compañía, de sus procesos, los documentos generados y de factores administrativos y estratégicos. Por ello, la automatización de procesos documentales se vale de un conjunto de herramientas metodológicas, técnicas y tecnológicas que permiten optimizar los procesos de la gestión documental y que deben estar alineadas a los procesos y reglas de negocio. De igual forma, la automatización de procesos documentales no puede ser vista como la implementación de un repositorio en el que se almacenan documentos bajo una estructura definida, pues se corre el riesgo de trasladar al mundo electrónico las malas prácticas de gestión de documentos realizadas en el mundo físico.

Finalmente, no cabe duda de que la automatización es una de las formas más exitosas que les permite a las organizaciones agilizar sus procesos y ordenar su información de una manera estructurada; mejorando la eficiencia administrativa y productividad; soportando gran parte de los procesos manuales por tareas automáticas y encausando a la compañía hacia la transformación digital a través de la gestión documental adecuada.